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四川信息职业技术学院档案管理办法(试行)

2020年09月18日 16:06  点击:[]

四川信息职业技术学院档案管理办法

(试行)

(川信职院办〔2007〕7号

第一章 总则

第一条 为了加强我院的档案工作,提高档案管理水平,充分发挥档案的作用,为我院管理、教学、科研和其他各项工作服务。根据《中华人民共和国档案法实施办法》、《四川省 <中华人民共和国档案法>实施办法》、《普通高校档案管理办法》等规定,结合本院实际,制定本办法。

第二条 本办法所称档案,是指我院在教学、科研、党政以及其他各项活动中直接形成的,对学院和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

第三条 档案工作是办好学院的重要基础之一,也是衡量学院教育质量和管理水平的重要标志,是维护学院历史真是面貌的一项重要事业,要把档案工作纳入我院整体发展规划,加强档案工作的领导和管理。

第四条 实行集中统一管理档案的制度,维护档案完整、准确、系统和安全,便于开发利用。

第二章 档案机构及其职责

第五条 学院办公室主管学院档案工作,对全院的档案实行统筹规划、组织协调、监督和指导。

第六条 学院由主管行政工作的院领导主管档案工作。除主管领导外,学院其他院级领导干部也负有一定的档案工作领导责任,要监督、检查分管部门的档案工作任务完成情况。

第七条 各系、部、处、室等部门必须配备兼职档案员,部门第一负责人为本部门档案工作管理责任人,要把档案工作纳入自己的职责范围,督促本部门兼职档案员具有承办本部门档案的收集、整理、预立卷、保管和移交工作。

第三章 档案工作人员

第八条 档案工作专、兼职人员必须坚持四项基本原则,认真执行党和国家的各项方针、政策,热爱本职工作,忠于职守,遵纪守法,掌握有关的档案专业及科学文化知识。

第九条 各系、部、处、室等部门兼职档案人员负责与本系、部、处、室有关人员联系,做好档案材料的收集、整理、预立卷、保管等工作,然后向档案室移交。要经常主动与档案室联系,接受业务指导和检查。

第四章 文件材料的归档、移交和接收工作

第十条 建立和完善立卷归档度,并纳入教学、科研、党政管理人员的职责范围,做到每项教学、科研、党政管理等工作,都有完整、准确、系统的文件材料归档保存。

第十一条 各系、部、处、室等部门在教学、科研和管理活动中形成的文件材料属于归档范围的,务必于次年3月份向档案室移交。任何部门和个人不得将职务活动中形成的应当归档的文件材料、资料据为己有。

第十二条 各项工作与档案工作实行“四同步”管理,即在布置、检查、总结、验收各项工作时,布置、检查、总结、验收档案工作。

第十三条 学院对科研成果、基建工程等进行鉴定、验收时,必须有档案室人员参加。有关业务主管部门应会同档案室对应归档的文件材料加以审查,签署意见;没有完整、准确、系统的文件材料的项目,不予验收,不予上报成果。

第十四条 实行按文件材料形成部门、课题组立卷制度。各部门兼职档案员应把办理完毕的文件材料及时收集、完整、预立卷。文件材料的归档范围按相应的档案管理办法执行。

第十五条 各系、部、处、室等部门的文件形成,由兼职档案员按归档范围、保管期限和文件材料的自然形成规律系统整理后,经部门第一负责人检查,并填写移交单一式二份,按规定时间向档案室移交。

第十六条 归档的基本要求

(一) 归档的文件材料必须完整,规格统一(正式文件及草稿用纸规格为A4)、书绘工整、图文清晰。禁用圆珠笔、铅笔、彩笔、复写纸书写。

(二) 归档的文件材料必须准确地反映学院工作活动的真实面貌。

(三) 归档的文档材料必须层次分明,符合其发展规律。

(四) 归档的文件材料必须符合归档范围要求。

(五) 各类文件材料一般一式一份,比较重要的或利用频繁的可归档两套。

第十七条 归档时间

(一) 文书档案(党群类、行政类、出版物类和外事类档案)能按年度归档的部门文件材料应在次年6月底前归档。

(二) 教学档案(另见《四川信息职业技术学院教学档案管理办法》)中的综合管理文件应在次年6月底前归档,其他各类材料完成一个周期后于当年12月底前一次性归档。

(三) 科研、基建项目和专题性、成套性档案,在项目完成通过鉴定验收后2个月内归档。

(四) 仪器设备类档案在2个月内将随机全套技术资料整理归档。

(五) 会计档案(另见《四川信息职业技术学院会计档案管理办法》)由财务部门保管2年,期满后于次年6月底前归档。

(六) 声像档案的综合管理材料应在次年6月底前归档。声像载体材料应在完成制作后的2个月内归档。

(七) 学生档案参见《四川信息职业技术学院学生档案管理办法》。

(八) 随时接收上级规定应接收的档案。

第五章 档案管理

第十八条 学院档案室根据国家有关档案分类编号的规定,由档案室档案员按照有关规定和原则编制本院的分类方案,分类方案要遵循文件材料形成的规律,做到分类科学。

第十九条 档案室要编制档案总目录、分类目录、全引目录、底图目录等检索工具。

第二十条 档案保管

(一) 接收档案时,必须认真验收,并办理各类档案的交接手续。

(二) 案卷质量要符合一下要求:

1、 分类准确、组卷合理,期限划分适当。

2、 案卷封面填写要符合规定,标题表达与内容要一致,书写要工整、清楚。

3、 案卷内的文件材料要完整、准确、系统,书写要符合要求。

4、 卷内目录、备考表填写完整。

(三) 各类档案必须有专柜存放,一律采取从上到下、从左到右的排列方法,以便查找。

第二十一条 档案专用库房应符合档案管理要求,并应配置恒温、恒温设施。做到“八防”:防火、防盗、防光、防尘、防高温、防潮湿、防污染、防有害生物。严禁非档案人员入内,严禁存放杂物和易燃品。

第二十二条 档案鉴定

(一) 根据国家和有关部门的规定,并结合本院的具体情况,编制各类档案的保管期限表。

(二) 对已到期限的档案,要组织由学院领导、档案人员和专业人员参加的鉴定小组对档案进行鉴定,对确无保存价值的档案按国家规定的程序和办法进行销毁。

第二十三条 档案的统计

(一) 档案统计工作是科学管理档案的一个重要环节。因此,统计数据要以原始记录为依据,做到准确可靠。

(二) 档案统计的范围是:

1、 室藏量的统计;

2、 各类档案的统计;

3、 查全率、查准率、归档率、准确率的统计;

4、 利用效果的统计;

(三) 各类档案的基本情况要定期进行统计,统计内容要准确、数字要真实、上报要及时。

第二十四条 档案要积极推广应用现代化管理的方法,尽快使档案工作管理程序化、规范化、标准化。

第六章 档案信息开发利用

第二十五条 学院档案室所保存的档案,主要供本院利用。若其他单位或个人需要查阅,应持介绍信,经学院办公室主任同意后,方可查阅。若需利用的档案涉及重大问题和国家秘密,须报经院领导批准。

第二十六条 学院档案室要积极开展档案的编研工作,更好地为学院教学、科研和党政管理服务。

第二十七条 学院档案室应采取多种形式,积极开展档案的宣传工作。

第七章 奖励与处罚

第二十八条 学院档案室应建立检查、考核和评估制度,明确岗位职责,把档案工作纳入部门考核范围。对优秀的档案管理人员(含兼职档案人员)将视工作业绩在年度考核中予以表彰和奖励。

第二十九条 对于违反《中华人民共和国档案法》、《四川省档案法实施办法》的行为,应按照《中华人民共和国档案法实施办法》和《四川省<中华人民共和国档案法>实施办法》规定的程序和处理方法予以处罚,兵按有关规定建立备案制度。

第八章 附则

第三十条 本办法由学院办公室负责解释,自印发之日起执行。

下一条:续借档案登记表

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