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公文处理办法(2014年修订稿)

2020年09月18日 16:24  点击:[]

公文处理办法(2014年修订稿)

(川信职院2014〕19号)

第一章 总则

第一条 为进一步规范我院公文处理工作,根据《党政机关公文处理工作条例》(中办发2012〕14号)和《党政机关公文格式》(GB/T 9704—2012),结合我院实际,特制定本办法。

第二条 学院公文是我院党政机关在公务活动过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书,是传达贯彻党和国家方针政策、依法行政和进行公务工作的重要工具。

第三条 公文处理是指公文的办理、管理、整理、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第四条 公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则,做到及时、准确、安全、保密。

第五条 做好公文处理,是提高工作质量和效率的重要环节。学院各部门(单位)负责人应当高度重视公文处理工作,指定专人负责本部门日常公文处理工作,加强对本部门(单位)公文处理工作的督促和检查,逐步改善办公手段,努力提高工作效率和质量。

第六条 学院党委办公室、学院办公室是我院公文处理的管理机构,负责学院公文的处理工作并指导学院各部门(单位)的公文处理工作。

第二章  公文种类

第七条 《党政机关公文处理工作条例》规定,公文的主要种类有:决议、决定、命令(令)、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。

(一)决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。

(二)决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

(三)命令(令)。适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。

(四)公报。适用于公布重要决定或者重大事项。

(五)公告。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。

(六)通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

(七)意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

(八)通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项,批转、转发公文。

(九)通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

(十)报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况,回复上级机关的询问。

(十一)请示。适用于向上级机关请求指示、批准。

(十二)批复。适用于答复下级机关请示事项。

(十三)议案。适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。

(十四)函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

(十五)纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。

学院部门(单位)要结合工作实际,正确使用公文文种。

第三章  公文格式

第八条 公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成,分为版头、主体、版记三部分。

(一)版头部分

1.份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号,用6位阿拉伯数字顶格编排在版心内左上角第一行。

2.秘密等级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”、“机密”、“秘密”和保密期限。

“绝密”指泄露会使国家的安全和利益遭受特别严重损害的重要国家秘密;“机密”指泄露会使国家的安全和利益遭受严重的损害的重要国家秘密;“秘密”指泄露会使国家的安全和利益遭受损害的一般国家秘密,及泄露会使学校安全和利益遭受损害的秘密。

保密期限在一年及一年以上的,以年计;保密期限在一年以下的,以月计。凡未标明或未通知保密期限的,其保密期限按照绝密级事项三十年、机密级事项二十年、秘密级事项十年认定。              

3.紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度,紧急公文应当分别标注“特急”、“加急”,电报应当分别标注“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。

“特提”指十分紧急,当天必须办理;“特急”指3天内必须办理;“加急”指5天内必须办理;“平急”指10天内必须办理。急件公文若未标注时限按平急办理。

4.发文机关标志。由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成(“函”除外),也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时,发文机关标志可以并用联合发文机关名称,也可单独用主办机关名称。

我院党政机关公文的发文机关标志及使用规范为:

1)“四川信息职业技术学院文件”:用于向上级机关请示、报告工作事项及提出工作意见;对重要工作情况和重大事件进行通报和部署;制定和发布有关政策法规。

用于批复下级机关的请示,提出工作要求;转发上级机关的重要文件;其他有关事项的通知及需要以学院名义行文的行政事务。

2)“四川信息职业技术学院”(函件):用于与上级有关部门、地方人民政府相关职能部门、兄弟院校及其他有关机构商洽工作,征询意见或答复问题,请求批准等。

3)“中共四川信息职业技术学院委员会文件”:用于学院党委传达、贯彻党的方针、政策;用于向上级党委机关请示、报告工作事项及提出工作意见;作出重要工作部署;转发上级机关的文件;批转下级机关的重要报告、请示。

4)“中共四川信息职业技术学院纪律检查委员会文件”:用于向上级纪委机关请示、报告工作事项及提出工作意见;作出重要工作部署;转发上级机关的文件。

5)“四川信息职业技术学院工会委员会文件”:用于学院工会传达、贯彻党的方针、政策;安排部署工会活动等。

6)“共青团四川信息职业技术学院委员会文件”:用于学院团委传达、贯彻党的方针、政策;安排部署团委活动等。

7)学院临时成立的各领导小组所发的公文,发文机关标志应完整标识发文机关全称或者规范化简称,并加“文件”二字。如“四川信息职业技术学院示范建设领导小组文件”。

5.发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时,使用主办机关的发文字号。学院公文发文字号样式为“川信职院20**〕*号”、“川信职院党20**〕*号”。涉及职能部门工作的文件一般使用该职能部门工作代字,如:“川信职院人20**〕*号”、“川信职院财20**〕*号”、“川信职院教20**〕*号”、“川信职院学20**〕*号”、“川信职院安20**〕*号”等。

6.签发人。上行文应当标注签发人姓名。

(二)主体部分

1.标题。由发文机关名称、事由和文种组成。公文标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。单位内部行文时,标题中的发文机关名称可省略。

2.主送机关。公文的主要受理机关,应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

3.正文。公文的主体,用来表述公文的内容。

4.附件说明。公文附件的顺序号和名称

5.发文机关署名。署发文机关全称或者规范化简称。

6.成文日期。署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时,署最后签发机关负责人签发的日期。联合行文原则上由主办机关负责人最后签发。

7.印章。公文中有发文机关署名的,应当加盖发文机关印章,并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文和会议纪要、电报可以不加盖印章。

8.附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。其中“请示”应当在附注处注明联系人姓名和联系电话。

9.附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。

(三)版记部分

1.抄送机关。除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关,应当使用机关全称、规范化简称或者同类机关统称。

2.印发机关和印发日期。公文的送印机关和送印日期。

3.页码。公文页数的顺序号。

第九条  学院公文各要素的标注规则,除本文件另有规定的以外,均执行《党政机关公文处理工作条例》(中办发〔2012〕14号)标准。

第十条  公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等,按照有关国家标准和规定执行。

第十一条  公文用纸幅面采用国际标准A4型。特殊形式的公文用纸幅面,根据实际需要确定。

第四章 行文规则

第十二条 行文应当确有必要,讲求实效,注重针对性和可操作性。可发可不发的公文不发,可长可短的公文要短。

第十三条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级请示和报告。因特殊情况必须越级行文时,应当同时抄送被越过上级机关。

第十四条 学院内设机构除党委办公室、学院办公室外,各部门(单位)一般不得以“文件”形式对外正式行文。

第十五条 向上级机关行文,应当遵循以下规则:

(一)原则上主送一个上级机关,根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关,但不抄送下级机关。

(二)除上级机关负责人直接交办的事项外,不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。

(三)院内“请示”需送院领导签批的,由党委办公室、学院办公室进行收文后呈院领导阅批,不得自行多头呈送。

(四)向上级机关请示问题,要用“请示”文种。不应当在“报告”、“意见”等非请示公文中夹带请示事项。

请示应当一文一事,一般只写一个主送机关,需要同时送其他机关的,应当用抄送形式,但不得抄送其下级机关。

请示事项涉及其他部门业务范围时,应当经过协商并取得一致意见后上报。

(五)学院各部门(单位)递交的请示、报告、意见经院领导签批后,视情况退原请示、报告部门(单位)保存,以便按批示执行;或者党委办公室、学院办公室(或有关职能部门)书面批复原请示部门(单位)。

第十六条 向下级机关行文,应当遵循以下规则:

(一)主送受理机关,根据需要抄送相关机关。重要行文应当同时抄送发文机关的分管领导或直接上级机关。

(二)学院党政职能部门在职权范围内的事务,可依据部门职权相互行文和向全院行文,但不得以部门名义发布重大政策性、指令性公文。须经学院党委或行政审批的事项,经院党委或行政同意也可以由部门行文,文中应当注明“经……同意”。部门可联合行文,但应当明确主办部门。部门之间对有关问题未经协商一致,不得向下行文。

第十七条 属于主管部门职权范围内的具体问题,应当直接报送主管部门处理。同级部门在商洽工作、询问和答复问题、审批事项时,应当使用“函”的形式。

第五章  发文办理

第十八条 发文办理指以本机关名义制发公文的过程,包括拟稿、部门领导审核、党办院办复核、签发(会签)、编号、拟稿人校对、缮印、用印、分发、归档等过程。

第十九条 公文起草应该做到:

(一)符合国家法律法规和党的路线方针政策,完整准确体现发文机关意图,并同现行有关公文相衔接。

(二)一切从实际出发,分析问题实事求是,所提政策措施和办法切实可行。

(三)内容简洁,主题突出,观点鲜明,结构严谨,表述准确,文字精炼。

(四)文种正确,格式规范。文种应根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。

(五)行文关系是指发文机关与收文机关之间的关系。公文根据行文方向分为上行文、平行文、下行文三种。

1.上行文:向上级机关的行文。一般用请示、意见、报告等文种。

2.平行文:平行或不相隶属机关之间行文使用平行文。一般用函、意见、通知、通报、纪要等文种。

3.下行文:对下级机关的行文。一般用通知、通报、意见、决定、批复等。

(六)拟制紧急公文,应当体现紧急的原因,并根据实际需要确定紧急程度。

(七)人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题,后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。

(八)结构层次序数,第一层为“一”,第二层为“(一)”,第三层为“1.”第四层为“(1)”。

(九)文内使用非规范化简称,应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式,应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

(十)公文中的数字,除部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数字。

(十一)涉密公文的拟制,应按照国家有关保密规定,尽量减少悉知人员,草拟中的过程稿应视同成文稿同等密级管理,并标定相同的密级。

(十二)公文拟制中一般不得引用中央领导同志未公开发表的内部讲话;不得以政策、法律、法规的未定稿作为拟文的依据。

(十三)深入调查研究,充分进行论证,广泛听取意见。

第二十条  各部门(单位)拟写的学院公文,应当在本部门(单位)领导签署审核意见确认之后,通过OA发给学院党委办公室、学院办公室核稿。审核的重点是:

(一)行文理由是否充分,行文根据是否准确。

(二)内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策;是否符合学院及有关部门的政策或规定;是否完整准确体现发文机关意图;是否同现行有关公文相衔接;所提政策措施和办法是否切实可行。

(三)涉及相关部门、学院职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。

(四)文种是否正确,格式是否规范;人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确;文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。

(五)是否经过必要的会签,是否需要定密。

(六)其他内容是否符合公文起草的有关规定。

第二十一条  经审核不能发文的公文文稿应当退回起草部门(单位)并说明理由;符合发文条件但内容需要进一步研究和修改的,由起草部门(单位)修改后重新报送党委办公室、学院办公室复核。

第二十二条  公文签发

(一)以学院党委、行政名义上报上级机关的公文,重大事项需经分管院领导审核后,由书记或院长签发,一般事项由分管院领导签发;平行文和下行文,由分管院领导签发。签发公文,应明确签署意见,圈阅视为同意。

(二)公文呈报领导签批时,应将有关附件和相关文件材料一并附后。

(三)公文一经领导签发即为定稿,不得再改动,特殊情况需作修改时,须由主办部门负责人审核并经签发人同意后方可改动。

(四)学院各部门(单位)草拟、会签公文,送党委办公室和学院办公室审核公文及呈送院领导审批公文,应当给领导留出研究、决策时间。

1.报请1位院领导审批的公文不得少于3个工作日,报请两位以上院领导审批的公文不得少于5个工作日;报送急件不得少于2个工作日;报送特急件,应当事先与学院办公室、党委办公室进行情况沟通,说明原因,根据实际需要抓紧办理。

2.学院党委办公室、学院办公室审核在2个工作日内完成;院领导之间的会签不得超过3个工作日;院领导签发一般不超过3个工作日。

3.向上级机关报送的请示,审批时间一般事项不得少于5个工作日,紧急事项不得少于2个工作日。

第二十三条  公文复核、缮印

(一)已签批的公文由主办部门按公文格式在办公系统编排正式文件并认真校对。办公系统自动生成的公文,如不符合公文格式,应当进行调整,做到准确无误。

(二)缮印正式文件以签批件原稿为依据,不得改动。如必须对文稿进行实质性修改时,应按程序报党委办公室、学院办公室负责人审批,重大改动需经签发人同意。

(三)缮印公文,必须符合公文规定格式,版头鲜明,套印准确,排列整齐,字迹清晰,页面整洁美观,页码不错不漏,份数准确,双面印刷,左侧装订。应当正确使用学院公文用纸。

(四)公文标题的排列,应整齐、美观、醒目、做到词义完整、排列对称、间距恰当。行字数不多时排一行,字数较多时可排两行或多行,呈正梯形、倒梯形、齐肩型等。排列时应避免将两个或两个以上的字组成的词或词组拆开分置在两行首尾的“切词”现象。

(五)当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时,应进行行间距、字间距调整,不得使用“此页无正文”的方法解决。以学院名义制发的公文、会议纪要,由党委办公室和学院办公室统一编排发文字号后学院统一印制;其余部门制发的公文,依据管理权限,由各部门按照本办法要求,自行编排发文字号后印发。

第二十四条  公文用印

加盖印章要规范,印章位置应端正、居中,上距正文1行之内,下压成文日期,骑年盖月。

第二十五条  公文发送

(一)公文印制完成后,主办部门应及时到党委办公室和学院办公室领取,加盖学院印章后,通过学院收发室或有关邮局、快递公司寄发(相关费用自理)。院级普发性公文,由党委办公室、学院办公室通过OA进行分发。部门公文由部门根据发放范围自行分发。

(二)涉密公文应按保密规定,通过机要收发人员进行传递。

第六章  收文办理

第二十六条  收文办理指对收到公文的办理过程,包括签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复等程序。学院各部门(单位)负责人要认真查看OA中的待办事宜,要及时签署批办意见和工作布置,并做好承办、传阅、催办工作。

(一)签收。凡上级机关、院外有关部门发送给学院的公文、传真、信函,及学院各部门向学院递交的请示、报告、意见,统一由党委办公室、学院办公室拆封、编号、登记,并注明签收时间。学院各部门收到上级机关发给学院的公文,如需院领导批阅,或需跨部门阅知或办理,须送党委办公室、学院办公室收文后按程序办理;如属本部门直接办理或阅知的一般例行性业务公文,可自行收文办理。

(二)登记。对公文的主要信息和办理情况应当详细记载。

(三)初审。办公室收到交由学院办理的公文,应当进行认真审核。审核重点:是否应当由学院办理,是否符合行文规则,文种、格式是否符合要求,涉及其他部门职权的事项是否已经协商、会签,是否符合公文起草的其他要求。经初审不符合规定的公文,将退回来文单位并说明理由。

(四)承办。阅知性的文件根据文件的内容、要求和工作需要确定范围后分送;对院领导作有批示的阅件,党委办公室、学院办公室负责送有关部门或有关人员阅办并负责催办,圈阅视为阅知。对于批办性公文,办公室应当提出拟办意见报相关院领导批示,或转有关部门办理;需要两个以上部门办理的文件,由办公室协调明确主办部门并负责催办;紧急公文应当明确办理时限,主办部门根据办理时限按要求及时办理。

各承办部门收到交办的公文后,非紧急公文应当在5个工作日之内提出具体意见报院领导审批,不得延误、推诿。如不能在规定期限内办理完毕,应向交办部门说明理由,必要时要向来文单位说明情况。对不属于本部门职责范围或不宜由本部门办理的,应当及时退回交办部门并说明理由。

(五)传阅。根据学院领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。办理公文传阅应当及时掌握公文去向,不得漏传、误传和延误。

(六)催办。学院办公室应及时了解掌握公文的办理进展情况,督促承办部门按期办结。紧急公文或者重要公文交由督办人员负责催办,做到紧急公文跟踪催办,重要公文重点催办,一般公文定期催办。

(七)答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位,并根据需要告知相关单位。

第二十七条  涉密公文应当通过机要交通、邮政机要通信、城市机要文件交换站或者收发件机关机要收发人员进行传递,通过密码电报或者符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输。

第七章  公文归档

第二十八条  公文办结后,应当根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》和其他有关规定,及时整理归档。个人不得保存应当归档的公文。

第二十九条  归档范围内的公文,应当根据其相互联系、特征和保存价值等进行整理,保证归档公文的齐全、完整,能真实反映学院的主要工作情况,便于保管和利用。

第三十条  收文由主办部门按学院档案室相关规定移交档案室存档,办件要将收文和办理结果一起存放。多个部门办理的收文,由主办部门统一移交存档,其他部门保存附件或其他形式的公文副本。

第三十一条 学院公文由党委办公室、学院办公室负责移交档案室存档,部门公文由发文部门移交档案室存档。联合行文由主办部门移交档案室存档,其他部门保存附件或其他形式的公文副本。

第八章  公文管理

第三十二条 学院公文由党委办公室、学院办公室统一管理,部门公文由各部门统一管理。党委办公室、学院办公室将依据相关规定加强对学院公文处理工作的领导和检查。

第三十三条 上级机关的公文,除绝密级和注明不得翻印的以外,下一级机关经负责人或党委办公室、学院办公室主任批准,可以翻印。翻印前,应当进行登记,注明翻印的机关、日期、份数和印发范围。翻印文件视同原文件保存和管理。公文复印件作为正式公文使用时,应当加盖复印机关证明章,并视同正式文件妥善保管。

第三十四条  公开发布学院公文,须进行保密审查并经院领导或党委办公室、学院办公室主任批准。经批准公开发布的公文同正式印发的公文具有同等效力。

第三十五条  公文被撤销,视作自始不产生效力;公文被废止,视作自废止之日起不产生效力。

第三十六条  不具备归档和存查价值的公文,经过鉴别,可以销毁。销毁秘密公文必须严格按照有关规定履行审批登记手续,保证不丢失、不漏销,同时应当到指定场所并由二人以上监销。任何个人不得私自销毁、留存涉密公文。

第三十七条  部门合并时,全部公文应当随之合并。部门撤销时,需要归档的公文整理(立卷)后按有关规定移交学院档案室。工作人员调离岗位时,应将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退,并将经手办理的电子公文办结归档,未按要求完成归档工作的人员,相关部门不得为其办理离岗签字手续。新设立部门和部门分立,有关部门应当按照职能分工办理公文移交。

第三十八条  密码电报的使用和管理,按照有关规定执行。

第九章  电子公文

第三十九条  电子公文是指在学院办公系统中形成的具有规范格式公文的电子数据。学院制发的电子公文在学院内部具有与纸质公文同等的行政效力,可以作为学院内部处理公务的依据。

第四十条 学院各部门(单位)工作人员应当通过计算机办公系统处理公文,按照本实施办法和有关规定进行电子公文的办理、管理、整理和归档工作。

第四十一条  利用学院计算机办公系统处理的涉密公文,必须严格执行国家有关保密规定,确保涉密公文的安全。绝密公文应按规定在专用计算机设备中处理,要严格控制知悉范围。

第四十二条  学院电子公文形成后,应当按照相关规定,及时将电子公文办结、归档,学院办公室、党委办公室应及时将电子公文数据进行备份,并实行“异地异质”保存。

第十章  附则

第四十三条  办法所称的“学院各部门(单位)”,指学院党委各部(室)、各行政职能处(室)、各系部。

第四十四条  本办法自发布之日起施行。原《四川信息职业技术学院文件阅办规定》(川信职院党2007〕18号)、《四川信息职业技术学院公文行文规定》(川信职院2006〕207号)同时废止。

第四十五条  本办法由学院党委办公室、学院办公室负责解释。

上一条:督查督办工作实施办法(试行) 下一条:公务接待管理办法(2014年修订)

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