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会议费管理办法

2020年09月18日 16:20  点击:[]

会议费管理办法

(川信职院2017〕23号)

为进一步加强和规范学院会议费管理,提高会议效率和质量,根据《关于进一步完善省级财政科研项目资金管理等政策的实施意见》(川委办〔20172号)、《四川省省直机关会议费管理办法》(川委办〔20149号)、《四川省激励科技人员创新创业十六条政策》(川委办〔201647号)以及《高等学校深化落实中央八项规定精神的若干规定》(教党〔201639号)等文件精神,结合学院实际,制定本办法。

第一章 总则

第一条 本办法所指会议是指使用学院预算经费列支的各类与教学、管理等相关的会议,以及进入学院财务代管的科研经费列支的科研活动相关的会议,按照使用经费性质分为以下几类:

(一)由学院预算经费列支召开的会议:包括各类教学、行政、管理会议等。

(二)由科研项目经费列支召开的会议:包括各类学术会议、学术论坛、研讨会、评审会、座谈会、答辩会等。

(三)经上级外事部门批准举办的国际会议。

第二条 会议举办者是会议费的直接负责人,对会议费收支和原始凭证的真实性、合法性、合规性承担直接责任。会议举办者应了解并遵守有关财经法律法规和会议费管理制度,据实报销会议费。经费的使用应当与所举办的活动具有相关性。

第二章 会议审批和管理

第三条 会议原则上应在校内举办,充分利用校内资源。确需在校外举办的会议应按规定的程序审批。任何会议均不得到国家明令禁止的风景名胜区召开。

第四条 由学院预算会议费列支的会议必须先申请后举办。会议举办单位于每年9月向学院申请,会议费列入下一年度学院预算。无预算又必须召开的临时会议,须报学院主要领导批准后方可执行。举(承)办单位应在会议申请中说明召开会议的理由,编制会议申请表(格式见附件)并按相关程序审批。会议申请需列明会议的名称、主要内容、时间、地点、举办会议的方式(举办、受托承办、协助举办、对外托办)、参加人数、所需经费及列支渠道等。会议费预算要细化到具体的会议开支项目。

(一)在校内举办的内部会议,不报销费用。有校外人员参加且以学院预算经费列支召开的会议,报分管院领导(联系院领导)审批,学院办公室备案在总预算经费内控制使用。

(二)在校外举办的以科研经费列支召开的会议,由举办者提出申请,报科研处审批;在校外举办的以学院预算经费列支召开的会议,由举办单位提出申请,报分管院领导(联系院领导)审批,学院办公室备案在总预算经费内控制使用。

(三)以学院预算经费列支召开且经费预算在2万元以上(含2万元),或者参会人数在50人以上(含50人)的会议,还应报学院主要领导审批。

第五条 各部门召开会议应当改进会议形式,充分运用电视电话、网络视频等现代信息技术手段,降低会议成本,提高会议效率。

第六条 与校外其他单位共同举(承)办会议,学院是协办单位的,须与举(承)办方签订协议。受上级主管部门或其他部门委托承办会议,应取得委托单位的正式通知。

第七条 确因工作需要委托会务公司承办的会议,应按照学院相关采购管理办法规定择优选择承办单位并签订合同,会议开支范围和标准严格按本办法执行。

第八条 举办的会议应有可靠的经费来源,并做到收支平衡。对于使用多种资金渠道举办的会议,按照成本补偿的原则,可适当向参会人员收取会议费。

第三章 会议费开支范围、标准和报销

第九条 会议费开支范围包括会议住宿费、伙食费、会议场地租赁费、交通费、办公用品费、文件资料的印刷费、宣传费、医药费等。

会议聘请专家发生的咨询费、评审费、讲课费等在相应的支出科目列支,不在会议费中列支。

会议代表参加会议发生的城市间交通费,原则上回所在单位报销。确因工作需要,邀请专家、学者和有关人员参加会议发生的城市间交通费、国际旅费、劳务费,应纳入会议费预算,按照学院相关规定据实报销,但不计入会议费综合定额。

第十条 会议费开支实行综合定额标准,会议费综合定额标准如下:

会议类别

住宿费

伙食费

其他费用

合 计

预算经费列支的会议

240/人

110/人

50/人

400/人

科研经费列支的会议

370/人

130/人

80/人

580/人

(一)各项费用可以调剂使用,超出综合定额标准的部分不予报销。不安排住宿的会议,综合定额按照扣除住宿费后的定额标准执行,住宿费不能调剂使用;不安排就餐的会议,综合定额按照扣除伙食费后的定额标准执行,伙食费不能调剂使用。

(二)会议召开地代表原则上不安排住宿。工作人员除必须住宿的外,其他不安排住宿。

(三)会议费定额控制标准中“其他费用”是指会议需要开支的办公用品费、文件资料的印刷费、宣传费、医药费等,不包括场地租赁费。确需在校外租赁场地召开的会议,场地租赁费由分管院领导根据实际情况核准金额,据实报销,不计入综合定额标准。

(四)科研经费列支的会议,优先按上级主管部门或科研项目合同单位的规定标准执行。没有明确规定,但项目批准书(或合同)会议费有具体开支标准的,按预算标准执行。其余的会议按综合定额标准执行。

(五)举办、承办由上级主管单位及各类团体委托的会议,按上级主管部门批准的预算或委托的通知标准执行。无明确会议费标准的,按综合定额标准执行。

第十一条 会议结束后应当及时汇总票据,集中一次性办理报销手续。学院办公室(学院预算经费列支会议)、科技产业处(科研经费列支会议)要严格按规定审核会议费开支,对未经批准或超范围、超标准开支的会议费用不予报销。

第十二条 各类会议需要邀请专家开展学术讲座的,可以按规定发放专家劳务费或课酬,使用学院预算经费开支的会议按国家和学院有关规定执行;使用科研经费开支的会议,按科研经费管理的有关规定执行。

报销会议期间发生的专家咨询费、评审费、讲课费等须按学院劳务报酬发放表填列专家姓名、身份证号、工作内容及时间、银行卡号、应发金额等,原则上不得代签代领并通过银行卡结算。

第十三条 各单位会议费支付,应当严格按照国库集中支付制度和公务卡管理制度的有关规定执行,以银行转账或者公务卡方式结算,禁止以现金方式结算。

第十四条 会议费报销附件应包括:

(一)根据审批权限已审批的会议申请表;

(二)会议通知(包含会议议程);

(三)实际参会人员签到表(包括参会人员姓名、工作单位、职务或职称、联系方式等);

(四)会议服务部门提供的费用原始明细单据、电子结算单等凭据。

第四章 监督问责

第十五条 学院纪检监察、财务等部门对各单位会议费管理和使用情况进行监督检查,主要内容包括:

(一)会议活动是否按规定履行审批手续;

(二)会议费开支范围和标准是否符合规定;

(三)会议费报销手续是否符合规定;

(四)会议费管理和使用的其他情况。

第十六条 严禁各部门借会议名义组织会餐或安排宴请;所有会议收入应及时上交学院财务,严禁自收自支,在学院财务体外循环,严禁利用会议费私设“小金库”。

第十七条 各部门应严格执行会议费开支范围和标准,不得开支与会议无关的费用,不组织与会议无关的参观、考察;严禁组织高消费娱乐、健身活动;严禁以任何名义发放纪念品。严禁提供高档菜肴,不安排宴请;会场一律不摆鲜花,不提供水果。

第十八条 违反本办法规定,有下列行为之一的,依法依规追究会议举办部门和相关人员的责任:

(一)预存、套取会议费设立“小金库”;

(二)以虚报会议人数、天数等手段骗取会议费;

(三)违规扩大会议费开支范围,擅自提高会议费开支标准;

(四)违规报销与会议无关费用;

(五)其他违反本办法的行为。

对发现问题的部门,由学院纪检监察、财务等部门责令改正,追回资金,并视情况予以通报。对直接责任人和相关负责人,学院按规定给予行政处分。涉嫌违法的,移送司法机关处理。

第五章 附则

第十九条 经上级外事部门批准举办的国际会议,依据《财政部关于印发<在华举办国际会议经费管理办法>的通知》(财行〔2015371号)及四川省财政厅《省级单位外宾接待经费管理办法》(川财外〔201417号),按上级外事部门批件执行。

第二十条 本办法由学院办公室负责解释。

第二十一条 本办法自发布之日起执行,原《四川信息职业技术学院会议会务管理办法》(川信职院党办〔20141号)同时废止。

附件

四川信息职业技术学院会议申请表

申请单位(公章):填表日期:

申请单位

会议类型

会议名称

会议日期

会议天数

会议地点

参会人数

经费列支项目

□预算经费  □科研经费

邀请专家/

上级领导

□是□否

人数

接待标准

□国家级专家    □省级专家

□省级领导  □大学校级领导

会议开支明细预算

费用类型

金额(元)

说明

1.住宿费

2.伙食费

3.交通费

4.场租费

5.差旅费

6.劳务费

7.文件资料费

8.其他费用

合计

经办人

签名:                    日期:

部门负责人

签名:                    日期:

院办(科产处)负责人

签名:                    日期:

分管院领导

签名:                    日期:

学院主要领导

签名:                    日期:


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